ArchiviPopolazione permette di condividere le trascrizioni tra Trascrittori e tra Associazioni di ogni parte del mondo. Un sistema di crediti permette di rendere consultabili i dati nella misura in cui si contribuisce ad alimentare la banca dati.

Per poter consultare le registrazioni presenti nel Sito occorre diventare Trascrittori, previa presa visione anche della rubrica “Condizioni d’Uso” del menu “Che cos’è”, iscriversi gratuitamente al Sito, e inviare delle registrazioni all’indirizzo email info@archivipopolazione.com. Per ogni Utente registrato verrà rilasciata una sola password.

Per ciascun record di registrazione di nascita, matrimonio e decesso inviato l’Utente avrà a disposizione un credito per la consultazione valevole per le banche dati avanzate, base e trascrizioni. Salvo che i dati manchino già sul documento originale, per avere diritto a un credito per la consultazione la registrazione che il Trascrittore invia, dovrà essere completa di anno, mese, giorno, tipologia di evento, luogo in cui è avvenuto, cognome e nome del soggetto, del padre e della madre del soggetto; per i matrimoni la registrazione che invia dovrà contenere anche il cognome e nome del coniuge e del padre e della madre del coniuge. Per esempio nel periodo dal 1866 al 1899 la mancanza anche di uno solo di questi dati è da considerarsi un’eccezione. Completata la registrazione, ossia personalizzando la propria password digitandone una nuova di 8 caratteri numerici o alfanumerici, il Trascrittore avrà a disposizione il tracciato in Excel per il caricamento dei dati, corredato da alcune registrazioni di esempio.

Prima di inviare dei dati è necessario specificare via mail a info@archivipopolazione.com il luogo, il periodo e la tipologia di eventi relativi alle registrazioni che si vogliono inviare. ArchiviPopolazione infatti non prenderà in considerazione l’invio di registrazioni che sono già presenti nel sito.

Una piccola “riserva di garanzia” pari al 20% delle registrazioni inviate dai Trascrittori viene trattenuta a garanzia della serietà e della bontà dei dati. Chi conferisce dei dati ne resta sempre il proprietario. I dati non sono liberamente accessibili al pubblico ma solo attraverso una username e una password.

Uno dei principali vantaggi è la possibilità di consultare i dati da parte di persone che sono geograficamente molto distanti dagli archivi (si pensi ai discendenti degli emigrati all’estero).

Nella ricerca base è possibile effettuare una ricerca ampia su tutti i cognomi presenti nella banca dati e sulle loro varianti; nella ricerca trascrizioni è possibile consultare eventi avvenuti al di fuori del luogo in cui sono stati registrati; nella ricerca avanzata è possibile effettuare rapidamente ricerche genealogiche approfondite.

Con il Metodo Ferro e per le banche dati avanzate con esso create, è possibile conoscere in modo velocissimo e con modalità uniche al mondo, gli ascendenti paterni in linea retta di una persona che si è selezionata.

Il coinvolgimento di Trascrittori distanti geograficamente è auspicabile per avere una copertura il più possibile decentralizzata rispetto una sola regione. Fino a nuove indicazioni l’hosting dei dati inviati dai singoli Trascrittori è gratuito.

ArchiviPopolazione in questo contesto è allineato come funzionamento ad altri siti europei che gestiscono dati genealogici dello stesso tipo.

ArchiviPopolazione in particolare è allineato al Parere del Garante per la Protezione dei dati personali, del 19 dicembre 2008, Bollettino del n. 100/dicembre 2008, (doc. web. n. 1584224), informando gli Utenti che possono essere consultati soltanto dati contenuti negli atti di stato civile decorsi settanta anni dalla loro annotazione, resi conoscibili in conformità a disposizioni di settore.

ArchiviPopolazione informa inoltre gli Utenti che le banche dati che sono rese consultabili hanno finalità meramente informative, prive di valore certificatorio, confermando l’elaborazione informatica e la fruibilità sulla rete Internet delle predette trascrizioni per esclusivi fini di ricerca storica.

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